Comment prendre les commandes de la gestion d'un hôtel

Si vous prévoyez de prendre les commandes de la gestion d'un hôtel, voici une liste pratique de choses à faire, à la fois avant et après le grand jour, pour rendre le processus aussi lisse que possible.

Si vous prenez possession d'un hôtel de franchise, on vous aura sans doute donné un épais manuel de listes de contrôle. Mais si vous prévoyez de prendre les commandes de la gestion d'un hôtel indépendant ou de chambres d'hôtes, voici une liste générale des étapes importantes.

Si vous êtes inscrit dans cette province, ouvrez un compte bancaire et organisez les transferts de fonds. Organisez les comptes de carte de crédit et de taxe de vente, commandez des chèques, obtenez les permis applicables et mettez en place les services publics et la collecte des ordures.

Discutez avec le personnel des changements dans les opérations. Cela aidera de distribuer aux employés des documents d'orientation. N'oubliez pas d'avoir préparé les formulaires à distribuer.

Comptez les choses habituelles – meubles, accessoires fixes et équipement, éléments de cuisine/salle à manger, linge de maison et autre. N'oubliez pas le papier à en-tête et les formulaires; localisez les garanties et les manuels des équipements.

Est-ce que l'hôtel a conclu des contrats publicitaires pour les panneaux d'affichage, la radio et les publicités télévisées, ou pour autre chose? Qu'en est-il pour la télévision par câble?

Assurez-vous que vous disposez d'une couverture pour l'immeuble et le contenu, la responsabilité du client et toute assurance spécialisée spécifique au secteur hôtelier. N'oubliez pas le chômage et l'indemnisation des accidentés du travail.

Examinez les politiques comptables avec le directeur général. Préparez un kit de déclaration provisoire.

Rédigez un communiqué pour les médias pertinents. Examinez les réservations de groupe à venir et les événements locaux futurs (festivals, concerts, jeux etc.)

Fixez une date limite pour la prise de contrôle, embauchez un avocat pour traiter des documents nécessaires et faites un examen final de la convention d'achat.

Vérifiez l'argent

Les fonds sont-ils arrivés sur votre compte bancaire? Rammassez la trésorerie, vérifiez la nouvelle carte de crédit et les comptes T&E et obtenez le relèvement des compteurs de gaz et d'électricité.

Prenez soin de toutes les questions de personnel

Discutez avec le personnel de vos politiques des uniformes / porte-noms, des heures supplémentaires, des horaires, de l'embauche, de la rémunération et autres.

Examinez les contrats

Voulez-vous conserver la télévision par câble? Les panneaux d'affichage? C'est le moment de faire des changements.

Assurance

Ayez les formulaires appropriés à portée de main. Procédez à une formation du personnel en ce qui concerne les situations d'urgence et planifiez une inspection de sécurité d'assurance.

Concluez les détails comptables

Prenez des dispositions pour la formation de la paie et de la comptabilité et familiarisez votre directeur général avec les politiques budgétaires et d'achat. Expliquez la gestion de trésorerie et les procédures d'établissement de rapports.

N'oubliez pas la maintenance

Les clés des chambres sont-elles prêtes, avec une clé maître à portée de main? Assurez-vous que la maintenance connaît les politiques de prévention. N'oubliez pas un certificat d'inspection phytosanitaire, si vous en avez besoin.

Commencez la commercialisation!

Émettez un communiqué pour vous assurer que la direction connaît votre philosophie de commercialisation et votre plan spécifique. Discutez de la gestion des chambres et des tarifs.

Ces conseils devraient vous aider à assurer sans heurt la transition de votre nouvel hôtel et du personnel.