Exceller dans l'art des courriels professionnels au travail

La communication d'entreprise passe par les courriels. Envoyez toujours des messages clairs, concis et bien tournés. Voici des conseils pour vous faire remarquer au travail comme un employé de qualité juste par vos courriels.

Ne laissez pas vos courriels sans objet ni avec un titre trop vague. Choisissez un intitulé du type «Projet X: nouveau devis reçu le X» ou «Charte graphique Y: version revue après réunion client du Y».

• Votre courriel sera tout de suite plus explicite. Et aussi plus facile à retrouver en cas de besoin.

N'obligez pas vos correspondants à lire trois paragraphes avant d'aborder le vif du sujet. Exposez votre position dès la première ou la deuxième phrase et ne développez qu'ensuite vos arguments.

• Bizarrement, l'écriture Internet, avec son style très direct et télégraphique, flirte parfois avec la plus grossière des impolitesses. Certains courriels ne contiennent ni bonjour ni merci. Les demandes sont formulées sèchement, aucune formule de simple courtoisie ne venant arrondir les angles.
• Ressaisissez-vous! Professionnel ne rime pas forcément avec impersonnel. Un petit mot gentil a parfois des effets inespérés. Tout comme le fait d'accuser réception d'un message, toujours très apprécié.

Terminez de préférence vos courriers électroniques par une proposition, une suggestion ou une question qui appellent une réaction immédiate. Faute de quoi vos messages risquent bien de rester lettre morte.

Une grosse faute d'orthographe, de frappe, de grammaire peut décrédibiliser l'auteur d'un courriel, voire le mettre en danger.

• Un conseil: avant d'appuyer sur la touche «envoi», prenez quelques minutes pour vous relire soigneusement – laissez même passer une nuit pour les courriels les plus sensibles – et lancez si besoin une correction orthographique automatique. Cela vous évitera bien des déboires et vous placera immédiatement au-dessus du lot.
• Assurez-vous toujours d'envoyer votre message à la bonne personne.

Montrez-vous très prudent au moment de rédiger vos messages. Ne l'oubliez pas: on peut ensuite les faire suivre, volontairement ou non. Dans tous les cas, évitez les sujets sensibles.

Inutile de mettre tout votre service en copie de chacun de vos courriels. Il est probable qu'ils atterrissent alors directement à la corbeille sans même être ouverts.

• La règle de base: un message envoyé à un destinataire en direct signifie que vous attendez de lui une action, une réaction, un avis.
• En revanche, si vous mettez une personne en copie, vous lui signalez simplement que vous souhaitez la tenir informée. Vous n'escomptez pas nécessairement une réaction de sa part.

Plutôt que de déclencher systématiquement un ballet de questions-réponses par courriel ou d'aborder un point sensible par écrit, pensez aussi à décrocher votre téléphone.

• Cela évite bien des malentendus, c'est plus convivial et permet de donner des détails en direct. Rien ne vous empêche ensuite d'envoyer un petit message de confirmation pour résumer votre conversation.
• Dans certains cas très difficiles ou particulièrement tendus, optez même pour une rencontre en face à face.

La rédaction de courriels professionnels au travail est un art qui s'apprend. Suivez ces règles d'or afin de ne jamais regretter l'envoi d'un courriel.